Cách đóng dấu giáp lai nhiều tờ theo đúng quy định

     Các vấn đề về thủ tục giấy tờ hành chính, các hợp đồng ký kết làm ăn, đóng dấu các văn bản chính sách – quy định,… đang được nhiều doanh nghiệp, tổ chức quan tâm.

     Để không mắc phải những lỗi sau này về hiệu lực của văn bản được đóng dấu thì quý khách cần nắm rõ các kiến thức cơ bản khi thực hiện. Đặc biệt là cách đóng dấu giáp lai cho các văn bản nhiều tờ cần được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.

Quy định đóng dấu giáp lai

1/ Quy định về cách đóng dấu

     Theo điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư có quy định như sau:

– Khi thực hiện đóng dấu cần phải đảm bảo dấu in rõ ràng, ngay ngắn, đặc biệt là đúng chiều của văn bản và phải sử dụng màu mực theo quy định.

– Nếu như thực hiện đóng dấu lên chữ ký thì con dấu phải trùm lên ít nhất 1/3 của chữ ký, lệch về phía bên trái.

– Khi đóng dấu lên phụ vụ kèm theo của văn bản chính, con dấu phải được đóng lên trang đầu và trùm lên một phần tên cơ quan xuất hoặc chịu trách nhiệm văn bản đó, hoặc lên trên tên của phụ lục.

     Khi đóng dấu giáp lai văn bản hay đóng dấu nổi trên tài liệu chuyên ngành, người thực hiện cần phải tuân thủ theo các quy định của Bộ trưởng, Thủ trường của cơ quan quản lý ngành.

2/ Quy định về đóng dấu giáp lai

     Các quy định và hướng dẫn cách đóng dấu giáp lai được nêu rõ tại khoản 2 diều 13 thông tư 01/2011/TT-BVN. Quy định về đóng dấu giáp lai cho văn bản, tài liệu hay phụ lục kèm theo được quy định rõ tại khoản 4 điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.

     Khi đóng dấu giáp lai lên văn bản, cơ quan, tổ chức cần đảm bảo dấu in cần trùm lên 1 phần của mỗi tờ giấy, với dấu giáp lai thì mỗi lần đóng dấu chỉ được tối đa cho 5 trang văn bản. Dấu in cần phải trùm lên mép của các trang văn bản.

     Mục đích của đóng dấu giáp lai là sử dụng con dấu của doanh nghiệp – cá nhân (thường là con dấu tròn) để đóng lên lề trái (hoặc lề phải tùy thuộc vào doanh nghiệp) của văn bản gồm ít nhất 2 tờ, đảm bảo trên mỗi tờ đều có thông tin của con dấu.

     Việc này nhằm xác định tính chân thực của từng tờ trong văn bản và hạn chế việc tổ chức tự ý thay đổi nội dung, giả mạo sau khi 2 bên đã tiến hành ký vào văn bản mà không được sự đồng ý của bên còn lại. Lưu ý là khi đóng dấu giáp lai thì cẩn đảm bảo tuân thủ theo các quy định của cơ quan quản lý ngành.

     Thông thường, khi tiến hành ký kết hợp đồng giữa các bên, nếu bao gồm nhiều trang trong hợp đồng thì ngoài chữ ký và con dấu riêng của doanh nghiệp ở trang cuối cùng thì hợp đồng đó cẩn phải có con dấu của các bên tham gia ký kết.

     Nếu hợp đồng có hơn 5 trang thì 2 bên có thể tiến hành đóng dấu giáp lai nhiều lần (tùy thuộc vào số trang) mỗi lần dấu giáp lai sẽ được đóng lên 5 trang cho đến khi hết hợp đồng, cần phải đảm bảo là khi các dấu in ráp lại thì khớp với thông tin con dấu mà doanh nghiệp đó đã đăng ký.