Những quy định cơ bản về màu mực con dấu và cách đóng dấu

     Việc khắc dấu và sử dụng con dấu trong các công việc cần thiết liên quan đến giấy tờ, văn bản, hợp đồng, … không còn xa lạ đối với các cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp.

     Tuy nhiên để sử dụng con dấu đúng cách thì bạn cần phải tìm hiểu các quy định có liên quan về điều kiện để khắc con dấu, màu mực con dấu cũng như cách đóng dấu lên văn bản chuẩn nhất. 

Một số quy định về con dấu

1/ Khắc con dấu nên dùng màu mực nào?

     Đối với con dấu được sử dụng trong doanh nghiệp, đơn vị tổ chức nhà nước đang hoạt động tại Việt Nam thì theo luật doanh nghiệp là con dấu đỏ có thể là hình tròn, đa giác, hình vuông,… 

     Đối với con dấu chữ ký, khắc dấu họ tên, dấu chức danh thì không có quy định bắt buộc, do đó có thể tùy chọn màu xanh, màu đỏ hay màu đen. 

     Trong các cơ quan nhà nước thì do tính chất nghiêm trang của văn bản nên có quy định chung là dùng màu đỏ và con dấu họ tên hay chữ ký cũng màu đỏ.

     Còn ở các doanh nghiệp thì con dấu pháp nhân có giá trị pháp lý bắt buộc phải màu đỏ theo quy định còn dấu họ tên, dấu chữ ký tùy theo sở thích nhưng không được dùng màu mực có sự pha trộn gây phản cảm.

2/ Quy định về đóng dấu văn bản

– Đóng dấu tròn của doanh nghiệp, đơn vị tổ chức, cơ quan nhà nước: Dấu đóng bên trái chữ ký và chùm lên 1/3 chữ ký.

– Đóng dấu treo: Thường dùng để đóng lên các tài liệu hay văn bản nội bộ của đơn vị, vị trí đóng ở góc trên cùng bên trái và chèn lên dòng ghi tên cơ quan, đơn vị. Trường hợp này thường thấy khi xuất hóa đơn mà người ký hóa đơn là người được thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho ký hóa đơn.

– Đóng dấu giáp lai: Đóng dấu (tròn, vuông, bầu dục, …) lên tất cả mép các trang văn bản trong cùng một bộ hồ sơ không thể tách rời, để chứng minh sự nhất quán và liên tục, nhằm tránh trường hợp bị người khác đổi bị đánh tráo. Cách đóng dấu là đóng ở mép của tất cả các trang tài liệu, để một lần đóng dấu đè lên mép bộ tài liệu sẽ chèn hết hình con dấu lên tất cả các mép trang của bộ tài liệu.

– Dấu correct hay dấu hiệu chỉnh: đóng dấu lên dòng chữ bị hiệu chỉnh bằng tay đè lên dữ liệu gốc ban đầu trên tài liệu để xác nhận sự hiệu chỉnh.